送るのも地獄、受け取るのも地獄
PPAP運用のつらさは、まず送る側にのしかかります。
ファイルをZIPにまとめ、パスワード付きで圧縮し、添付して送信、その後にパスワードだけを記載したメールを別送する。
忙しいときほど、「パスワードメールを送ったか」「どのファイルにどのパスワードだったか」といった細かい確認に神経を使わされます。
受け取る側も楽ではありません。届いたメールからZIPファイルを探し、次にパスワードが書かれたメールを探し出し、スマホでZIPを開こうとしてうまく展開できず、パスワードを何度も打ち直す。
会議前に資料を確認したいだけなのに、メールボックスの中で宝探しをさせられているようなものです。しかも、パスワード付きZIPとパスワードが同じメール経路を通る以上、盗聴に弱く、加えて添付ファイルが暗号化されている為、ウイルスチェックのすり抜けリスクも指摘されています。
対策を盛りすぎても、誰も幸せにならない
PPAPの問題が認識されると、多くの企業は「さらに対策を追加する」という発想に向かいます。メール誤送信防止ゲートウェイを挟み、送信前の上長承認を入れ、DLPで本文や添付をチェックし、別途ファイル転送サービスの利用を必須にする。
確かにそれぞれはもっともらしい対策ですが、積み重なるほど、1通のメールを送るための手順はどんどん複雑になっていきます。
取引先とのやり取りもカオスになりがちです。
A社とはPPAP、B社とは専用アップローダー、C社とはクラウドストレージのリンク、D社とは独自ポータル。
受信する側は、どのメールにどのパスワードが紐づいていたか、どのURLがどの資料だったかを覚えきれません。セキュリティ対策の“足し算”を続けた結果、現場はむしろ疲弊し、業務スピードも落ちてしまうのです。
添付ファイルを送る側も、受け取る側も結局どこに、どのデータがあるのかわからなくなります。結果、PCのローカル上に重要ファイルが置かれており、クラウドストレージや、ファイルサーバに最新データがないような事態を引き起こします。
mxHEROという「引き算」のアプローチ
ここで発想を変え、「ユーザーの操作を増やさずに守る」アプローチとして登場するのがmxHEROです。mxHEROは、メールの添付ファイルを自動的にクラウドストレージへアップロードし、メール本文の添付部分を安全なURLリンクに置き換えるソリューションです。
送る側の操作は、今までと変わりません。ユーザーはこれまで通り、メールにファイルを添付して送信するだけです。
裏側でmxHEROがBoxやOneDrive、Google Driveなどのクラウドストレージと連携し、ファイルを保存してリンクに変換します。権限や有効期限、ダウンロード可否などはクラウド側のポリシーとして一元管理できるため、「誰に」「どこまで見せるか」を後からコントロールすることも可能になります。
誤送信してしまった場合のダメージコントロールも現実的です。誤って送信したメールそのものは取り消せなくても、リンク先のクラウドファイルのアクセス権を外したり、有効期限を短くしたりすることで、漏えいリスクを最小限に抑えられます。添付ファイルをメールの外に逃がし、クラウド側で守ることで、「消せないメール」と「コントロールできるファイル」を切り分けられる点が大きなメリットです。
くわえて、受信メールにおける添付ファイルもクラウドストレージに保管できるため、ローカルに重要ファイルが置かれるリスクも削減でき、またメールボックスの空き領域も確保できるメリットがあります。
PPAPから「メール＋クラウドリンク」へ、無理なく乗り換える
PPAPをやめる、と宣言するだけでは、現場からの反発や不安も出てきます。しかし「今日から添付禁止です」ではなく、「今日からも添付してOK。ただし裏側で自動的にクラウドリンクに変わります」と伝えれば、ユーザーに求める行動変化はほとんどありません。操作感を変えずに、仕組みだけを静かにアップグレードするイメージです。
取引先に対しても、「パスワード付きZIPをやめました」ではなく、「スマホからでもクリックだけで開ける、より安全なURL形式にします」と説明できます。
PPAPのようにメールを2通探す必要はなくなり、クラウド側の認証やアクセス制御も活用できます。セキュリティのために人の時間と気力を削る時代から、セキュリティがあるからこそ仕事がシンプルに進む時代へ。添付ファイルをクラウドに退避させるmxHEROは、その変化への第一歩として、PPAP地獄を静かに終わらせる選択肢になり得ます。
おわりに
PPAP対策を講じるための理解はしているけど、「何からはじめてよいかわからない」、「オンラインストレージに保管する先をどうすべきかわからない」等のお悩みをお持ちの方や実装前に運用の確認や、動作イメージをPoCで確認したいといった方もお気軽にご相談ください。お客様の業務に応じた、導入・運用設計とサポートをご支援いたします。
PPAPを撲滅するクラウドストレージ型メールマネジメントシステム
