議事録のメモが追いつかない原因とメモの取り方のポイントを解説

議事録のメモが追いつかない5つの原因

主な原因は、専門用語の理解不足・一語一句メモしようとする・体裁へのこだわり・集中力の途切れ・メモスピードの遅さの5つです。

１．専門用語の理解不足

会議では専門用語や業界特有の略語が頻繁に登場し、それらの意味をすぐに理解できないと、議事録のメモが追いつかなくなる原因の一つになります。知らない単語が出たときに聞き返せなかったり、前後の流れを見失ってしまったりすることも少なくありません。事前準備として、会議でよく使われる単語や記号をリストアップしておくと、会話を聞きながらでも素早く意味を把握できるようになります。また、会議前に議題や資料に目を通しておくことで、初めて聞く言葉が出てきても焦らずに対応できます。難しい言葉や略語が多い場合ほど、予習と整理が大切になります。

２．一語一句メモしようとする

会議の内容を一語一句漏らさず書き留めようとすると、メモのスピードが追いつかず、議事録が途中で途切れてしまうことがよくあります。すべての発言を正確に記録する必要はなく、要点や結論、アクションなど重要な部分を抜き出すことが効率的です。また、発言をそのまま書くのではなく、自分なりの略語や記号を使って簡潔にまとめることで、素早く情報を残せます。たとえば「決→決定」「確→確認」など、あらかじめ自分用の短縮パターンを用意しておくと便利です。要点だけを整理して書く方法を身につけることで、会議のテンポに置いていかれず、内容を正確に把握しやすくなります。

３．体裁へのこだわり

議事録をきれいな文章や正しいフォーマットで残そうとして体裁にこだわりすぎると、メモが追いつかなくなりがちです。会議中は内容の正確な記録を優先し、体裁は後で整える意識が大切です。テンプレートを活用し、書くべき項目や記載ルールを事前に決めておくと、その場で悩まずに記録に集中できます。さらに、箇条書きや短文を多用し、表現の美しさよりも「要点が伝わるか」を重視しましょう。会議終了後に余裕をもって清書したほうが、全体の効率も大きく向上します。まずは体裁より内容を重視して、スピーディーなメモを心がけましょう。

４．集中力の途切れ

会議が長時間になったり、内容が多岐にわたると、集中力が途切れやすくなります。集中が低下すると、大切な発言の見落としやメモ漏れが発生しやすくなります。短い休憩を入れたり、議事録のメモを数人で分担したりすることも対策の一つです。また、気が散りそうになったときは、話の流れごとに小見出しを付けたり、重要ポイントをマーカーで区別しながら書いたりする方法も有効です。事前準備をしっかり行い、議題やゴールを頭に入れておくことで、会議中の集中力を維持しやすくなります。自分に合った集中方法を見つけることも大切です。

５．メモスピードの遅さ

メモを取るスピードが遅いと、会議の流れに乗り遅れ、大事な内容を聞き逃してしまうことがあります。この課題を解決するためには、タイピングや筆記の速度を上げるトレーニングが効果的です。特にパソコンの場合は、ショートカットキーを習得したり、よく使うフレーズを辞書登録したりすることで、格段に効率が上がります。また、略語や記号をあらかじめ準備しておくことで、文字入力の手間を省けます。録音や文字起こしツールを併用して、取りこぼしを防ぐ工夫もおすすめです。日ごろから練習を積み、スピードと正確さを両立できる記録方法を探してみましょう。

効率的に議事録のメモを取る方法

効率アップには、事前準備・テンプレートや記号・略語・ツール活用などがポイントです。

事前に議事録のテンプレートを作っておく

議事録のテンプレートを作成しておくことは、会議中に効率的にメモを取るうえで非常に効果的です。あらかじめ議題や日時、出席者、決定事項、アクションなど、書くべき項目を決めてフォーマット化しておくことで、会議が始まった瞬間から迷わず記録を始められます。テンプレートが用意されていれば、内容ごとに記入箇所が決まっているため、情報整理が容易になり、抜けや漏れが減ります。また、複数回の会議で同じフォーマットを使えば、後からの見直しや比較もしやすくなります。オンライン会議やリモートワークでは特に、この方法によってメモの効率が大きく向上します。

項目ごとにまとめてメモを取る

議事録を効率よく作成するには、発言順にすべて記録するのではなく、同じ話題や議題ごとに内容をまとめてメモすることがポイントです。たとえば「課題」「意見」「結論」「アクション」など、事前に項目を分けておくことで、発言が前後しても整理しやすくなります。また、会議が脱線しても重要な内容を見失わずに済みます。テンプレートを使えば、自然にこの記録方法が身につき、情報の抜けや重複も防げます。議題ごとに記録を積み上げていくと、後で読み返す際にも分かりやすく、チーム内での共有もスムーズになります。

略語や記号を使用する

議事録メモのスピードを飛躍的に上げるには、略語や記号を積極的に使うことが重要です。たとえば「決→決定」「案→提案」「△→要確認」「⇒→進行中」など、自分やチームで統一した省略ルールを作っておくと、とっさのときでも迷わず記録できます。特に「&」「→」「※」などの記号は、要点を端的に示すのに役立ちます。会議前に略語・記号リストを用意しておくことで、だれがメモを見てもわかりやすく整えられます。あとから清書するときにも、素早く内容を展開できるため、チーム全体のメモ効率が大きく向上します。

ショートカットキーの活用

パソコンで議事録を取る際は、ショートカットキーを活用すると作業効率が格段に向上します。たとえば、「コピー」「ペースト」「取り消し」などの基本動作はもちろん、箇条書きやフォーマット変更を素早く行えるショートカットも併用することで、メモ入力の手間を大きく減らせます。文字起こしツールや議事録専用ソフトでは、よく使うコマンドや頻出フレーズをショートカットに登録できる場合もあります。初めは慣れが必要ですが、自分に合ったキー操作を身につけておくと、議事録作成の手が止まらず、会議内容に集中できます。日々の業務で継続的に習得していくことがポイントです。

文字起こしツールを利用する

文字起こしツールを活用することで、会議の内容をリアルタイムでテキスト化でき、議事録のメモが追いつかないという悩みを大きく軽減できます。最近のAI文字起こし技術は精度が高く、録音データを自動でテキスト化し、発言者ごとに分ける機能もあります。会議中は大まかなメモや要点の補足だけに集中し、詳細は後で文字起こしデータから補完する方法も効果的です。無料から有料まで幅広いツールがあり、必要に応じて使い分けできます。業務効率を上げ、メモの質も高めたい方には、文字起こしツールの活用を強くおすすめします。

AIや自動化ツールで議事録のメモが楽になる

AIや自動化ツールの導入が進むことで、議事録作成はますます楽になります。自動文字起こしや話者の自動認識、キーワード抽出など、これまで手作業だった部分を自動化できるため、手間が大きく減ります。たとえば、会議の録音データを自動でテキスト化し、重要な内容をAIがまとめて整理してくれるサービスがあります。新入社員から管理職、リモートワーカーまで、だれでも使える簡単な操作性が魅力です。これらのツールを活用すれば、効率よく正確な議事録を残せるため、会議中のプレッシャーも大幅に軽減されます。現代の業務効率化には欠かせない存在です。

会議のメモ＆議事録は「AIrepoto」におまかせ

生成AIを活用した議事録自動作成ツール「AIrepoto」は、会議の録音データやリアルタイム音声から、瞬時に高精度な議事録を作成できます。最新のAIが、話の流れや重要ポイント、決定事項までを自動で項目ごとに整理し、体裁を整えたテンプレートで出力するため、従来の手作業よりはるかに効率的です。AIrepotoで作成される議事録の要約項目は、以下のとおりです。

• 主なキーワード
• 主な課題
• 会議内容
• 今後のスケジュール
• 参加者別の主な要約

キーワード抽出や要約、検索機能も付いているため、必要な情報を素早く見つけられるほか、話者識別機能も搭載されているので、会議終了後にだれがどのような発言をしたかを確認できます。「AIrepoto」を会議に参加させるだけで、自動的に会議内での発言を一言一句記録し、音声データをもとに議事録を作成できるため、メモを取ることに気を取られず会議に集中できます。また、利用者による議事録の内容の偏りがなくなるのもメリットの一つです。リモートワーカーや多忙なマネージャー、新入社員まで幅広く活用でき、議事録作成にかかる負担を劇的に軽減します。「AIrepoto」を活用すれば、議事録のメモに追われる心配もなくなり、日常業務を効率化できます。