議事録作成の重要性
議事録は、会議の内容や決定事項を正確かつ網羅的に記録する役割を持っています。適切な議事録があれば、情報共有がスムーズになり、後から内容を確認する際にも非常に有用です。
また、議事録は業務の進行状況や意思決定の証拠となるため、トラブルの防止や組織の透明性の維持にも欠かせません。議事録作成のスキルは、職場での信頼や評価の向上にも直結する重要な要素です。
議事録に必要な要素
議事録に必要な要素を以下で解説します。
誰の発言かを明確に残す
議事録を作成する際は、発言者を明確に記載することが基本です。どの部署の誰がどの意見を述べたかを残すことで、内容の信頼性が高まります。
たとえば「営業部の田中課長が予算について意見した」「開発チームの佐々木さんがスケジュールを提案した」など、すべての発言を無理に記録するのではなく、重要な発言には必ず名前を付け加えてください。
これにより、後から議事録を確認した際に、責任の所在や経緯を把握しやすくなります。もし発言の記録が曖昧であると、トラブル時の対応や意思決定の経緯が不鮮明になるリスクが高まります。
何が決まったかをはっきり示す
会議の議事録では、最も重要なのが決定事項の明確な記載です。どの議題について、どのような結論や方針が決まり、誰が担当するのかを具体的に残すことで、業務の進行や意思決定が円滑になります。
たとえば「次回の企画は営業部が担当する」「予算案は来月までに再検討する」など、事実と責任者、期限をはっきり書くことがポイントです。決定事項が曖昧なままだと、後からの確認や業務指示で混乱が生じやすくなります。
明確な記載は、会議に参加していないメンバーにも状況を正しく伝える役割を果たします。
次のアクションを具体的に記載する
議事録には、会議終了後に誰が何をすべきか、次のアクションプランを明記することも大切です。たとえば「資料作成を総務部に依頼」「営業部は翌週までに顧客リストを提出」など、実務レベルの指示や期限を具体的に書くことで、各自の役割や責任範囲が明確になります。
こうした記載は、後日議事録を確認したときにタスクの進捗管理がしやすくなるだけでなく、業務の抜け漏れや認識の相違を防ぐ効果も期待できます。アクションが曖昧だと、業務の滞りや追加説明の手間が増える原因となるため、できるだけ具体的に書きましょう。
議事録作成のコツは11個
効率的な議事録作成には、押さえておくべきコツが11個あります。
１．議事録作成の前にポイントを把握する
議事録作成に取りかかる前には、会議のテーマや目的、参加者の役割など、重要なポイントをあらかじめ確認しておくことが欠かせません。事前に議題や資料を読み込み、どのような議論が展開されそうかを予測しておくことで、必要な情報を効率的に記録できるようになります。
また、会議の流れや過去の議事録を参考にすると、記録すべき要素を漏れなく整理できます。初めにポイントを把握しておくことで、会議中のメモ取りもスムーズに進み、後から議事録をまとめる際の時間短縮にもつながります。
２．会議の目的や流れを把握する
会議が開催される理由や目標を事前に理解しておくことで、議事録に必要な情報を効率よく抽出できます。たとえば、意思決定を目的とする会議なら決定事項や責任者の記載に重点を置き、アイデア出しが中心なら意見や提案の取りまとめに力を入れることが求められます。
あらかじめ会議のアジェンダや時間配分を把握し、重要なポイントを押さえてメモを取ることで、無駄のない議事録を作成できます。目的や流れを理解していると、記録の漏れを防止でき、会議中の対応力も高まります。
３．参加者の名前と敬称を確認する
議事録に参加者の氏名、役職、敬称を正確に記載することで、発言者や責任者の特定が容易になります。初参加者や外部ゲストがいる場合は特に、事前に名簿を用意したり、会議開始時に全員の自己紹介を記録しておくと万全です。
誤字や略称を避け、正式名称や肩書を明記することで、後の意思決定や情報伝達の際の混乱を防げます。また、敬称の使い分けにより、フォーマルな印象の議事録を維持でき、組織内外の信頼向上にもつながります。
小さな手間ですが、参加者の詳細な記載は、議事録の精度を高める基本です。
４．略語を用いる
効率的な議事録作成のためには、定型的な言葉や組織名、よく使う専門用語について略語を活用するのが便利です。たとえば「営業部」を「営部」、「プロジェクトマネージャー」を「PM」、「次回会議」を「次会」など、分かりやすく統一して使えば、記録にかかる手間を減らせます。
ただし、全員が理解できる略語に限り、一覧や説明を議事録の冒頭に添えるのが望ましいです。略語の使い方次第で、記録速度だけでなく検索性も向上します。
一方で、略語の乱用や個人独自の表現は誤解のもとになるため、組織で共通ルールを定めることも重要です。
５．全てを完璧にメモしない
議事録作成の際、会議中の発言をすべて一字一句記録しようとすると、結果的に重要なポイントが埋もれてしまうことがあります。議事録は要点を押さえて、会議の主旨や決定事項、アクションプランを中心にまとめましょう。
たとえば、脱線した話題や繰り返しの発言は簡潔に省き、本題のみを端的に記載するのが効果的です。会議の目的や流れを意識し、必要な部分だけを記録することで、作成時間も短縮できます。
完璧主義に陥らず、情報の整理に意識を向けることが、円滑な議事録作成のコツです。
６．数字は確実にメモする
議事録作成においては、予算金額や期日、参加人数などの数値データを漏れなく記録することが不可欠です。数値は後から見ても客観的な指標となり、意思決定や進捗管理、証拠としても機能します。
たとえば「見積予算は800万円」「納期は7月末まで」「参加者は12名」など、具体的な数値を明記することで、曖昧さがなくなります。記録時に誤りがないよう注意し、必要に応じて会議終了後に再確認する習慣も重要です。
議事録の信頼性は数値の正確さに左右されるため、特に注意して記載しましょう。
７．決定事項と意見をはっきり区分する
議事録は、会議中に出た意見やアイデア、決定事項を混同せず、明確に区分して記録することが重要です。たとえば「検討中の案」「参加者の提案」「正式に決定した事項」など、項目ごとに分けて記載することで、内容の整理と理解が格段に向上します。
実際の議事録では「決定事項」「検討事項」「未決事項」に分けてまとめると、後から内容を確認する際にも分かりやすいです。区分が曖昧であると責任範囲や業務指示が不明確になり、混乱の原因となるため注意しましょう。
８．図を活用する
議事録に図表やフローチャートを活用すると、複雑な議論やプロジェクトの進行状況が一目で把握でき、情報の整理にも役立ちます。組織図、工程表、タスクリストなど、適切な図を議事録に添えることで、言葉だけでは伝わりにくい内容も分かりやすくなります。
たとえば、各部署の役割分担や時間軸を明示する場合には、タイムラインや表形式を用いると有効です。ビジュアル要素を加えることで、会議後の共有や説明でも理解度が高まり、意思統一が進みます。
９．要点をきちんと整理する
議事録は、会議の目的や成果、重要な意見、決定事項などの要点を分かりやすく整理することが大切です。最初に結論や概要をまとめて記載し、その後に詳細を箇条書きで示すなど、読み手が理解しやすい形式に工夫します。
事前に議事録テンプレートを活用したり、項目ごとに記載欄を設けたりすることで、記録漏れや情報の分散を防げます。情報整理の精度が高まることで、議事録を活用した業務の円滑化が期待できます。
特に、複数の議題がある場合は、優先順位を付けてまとめることがポイントです。
１０．記憶が残っているうちに整理する
会議終了後は、なるべく早く議事録の内容をまとめることで、情報の鮮度を維持できます。記憶が新しいうちに整理することで、細かなニュアンスや重要ポイントの取りこぼしを減らせます。
実際には、会議直後のタイミングで要点や決定事項から記載を始め、発言内容やアクションプランも忘れる前に書き起こすのがおすすめです。時間が経過すると記憶が曖昧になりやすく、修正作業も増えるため、できるだけ即時に記録しましょう。
１１．会議参加メンバーに内容確認をしてもらう
議事録は作成者だけで完結させず、会議参加メンバーに内容確認を依頼することで、記載内容の誤りや漏れを防ぐことができます。特に重要な決定事項や次のアクションについては、関係者全員に再確認をお願いしましょう。
確認の方法としては、議事録の下書きを回覧して訂正や追加意見をもらう、メールや社内ツールで意見を集めるなどがあります。複数人のチェックを経ることで、議事録の精度が高まり、業務遂行や情報共有も円滑になります。
最終的には、参加者全員が納得できる形で議事録を完成させることが重要です。
議事録作成の効率的な方法
議事録作成の効率的な方法を以下で紹介します。
録音や文字起こしツールの活用
会議中の録音や文字起こしツールを活用することで、発言内容を正確かつ迅速に記録できます。従来の手書きメモでは見逃しがちな詳細も、録音データがあれば後で何度でも聞き直せます。
音声データを自動でテキストに変換するツールは、議事録作成の効率化に欠かせません。たとえば、スマートフォンや専用アプリで会議を録音し、後から必要な発言のみを取り出して整理する方法が有効です。
これらのツールを組み合わせることで、議事録の精度向上と作成時間の短縮を実現できます。
AI議事録作成ツールの活用
AIを活用した議事録作成ツールは、発言内容の自動抽出や構造化が可能で、従来の記録作業を劇的に効率化します。最新のAI技術により、音声から議事録を自動でテキスト化し、発言者別に分類した形式の議事録を出力できます。
また、AIツールは決定事項やアクションプランの抽出、要点整理なども自動で行ってくれるため、作成者の負担が大幅に軽減されます。専門用語への対応や検索機能も充実しており、日々の業務の生産性向上を支援します。
実際に多くの企業でAI議事録作成ツールが導入されており、働き方改革にも有効な手段です。
最新のAI議事録作成ツール「AIrepoto」で業務効率化
議事録作成の手間や誤りを減らしたい方には、AI議事録作成ツール「AIrepoto」の活用をおすすめします。「AIrepoto」はさまざまな会議シーンに対応し、高精度の自動文字起こし機能により、会議終了直後に詳細な議事録を瞬時に作成できます。
会議終了から5分後に議事録が自動作成され、発言者の自動判別や決定事項・アクションプランの抽出にも優れているため、手作業の負担が減り、会議後の議事録確認・共有もスムーズです。さらに、独自のAIエンジンを搭載しており、専門用語や略語にも柔軟に対応します。複数拠点でのオンライン会議やリモートワークにも最適です。また、音声データだけでなく、会議中の発言がそのまま文字起こしされるため、後から実際の発言内容を確認できることに加え、文字起こしおよび議事録の内容修正も可能です。
AIrepoto お役立ち資料
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