kintoneとRPAの連携がもたらすメリット
kintoneとRPAを連携させることで、以下のようなメリットがあります。
業務効率化とヒューマンエラーの削減
kintoneとRPAを連携させる最大の利点は、業務効率化とヒューマンエラーの削減に直結する点です。たとえば、kintoneで作成した顧客管理アプリへのデータ入力や日次売上報告書の転記作業をRPAが自動で処理することで、担当者の手間を大幅に省けます。人間による手作業が減ることにより、記入ミスや入力漏れなどのヒューマンエラーのリスクも低減します。特に金融部門や人事部門といった細かいデータ管理を必要とする部門では、RPAの導入によって作業の正確性とスピードが向上します。
さらに、kintoneのクラウド環境を活用してリアルタイムに情報を集約・共有すれば、情報の伝達ミスも抑えられます。現場では従業員が複数のアプリケーションや媒体を使っていることが多いですが、kintoneとRPAの連携によって一元管理できるため、確認漏れや二重転記によるトラブルも未然に防げます。定型業務の自動化が進むことで、時間を創出して、本来取り組むべき業務に集中できる環境を構築できます。
アナログ業務のデジタル化
現場に多く残るアナログ業務は、属人化や手作業による非効率がつきものですが、kintoneとRPAを連携させることでデジタル化を進められます。たとえば、紙ベースの発注書や請求書の入力作業をRPAで自動化し、kintone上で一元管理することで、データの検索や集計も効率的に行えるようになります。これにより、書類の紛失や記載漏れといった管理リスクも減少します。
また、社内の申請書や日報作成など、記入形式がばらばらだった業務も、kintoneのアプリで統一フォーマットを設計し、RPAで入力作業を自動化できます。kintoneとRPAの連携により、データ入力や承認フローの自動化が可能になります。アナログ業務のデジタル化は、業務全体のスピードと正確性を向上させ、社員の働き方改革にもつながります。
このように、kintoneとRPAを活用して手作業だった部分をデジタル化することで、企業のDX（デジタルトランスフォーメーション）推進にも貢献できます。
RPAとkintoneのデータ連携で自動化を促進
RPAとkintoneは、データ連携を通じて業務の自動化を大きく促進します。具体的には、kintoneで管理する顧客情報や案件管理データをRPAツールが取得・加工し、他のシステムへの転送や報告書の作成まで自動で実施できます。APIを活用した自動連携も可能で、たとえば営業データの集計から月次帳票の生成、社外システムとのデータ同期まで、人的リソースを使わず自律的に処理できます。
さらに、複数のシステム間でデータの受け渡しが必要となる場合も、kintoneとRPAの連携により、入力ミスや手作業による抜け漏れを防止し、スムーズなワークフローを構築できます。たとえば、在庫情報をkintoneで一元管理し、RPAで定期的に外部ECサイトや会計システムへ入力・更新を行うといった使い方が可能です。
このように、データ連携を軸に自動化が進むことで、業務スピードが向上し、リアルタイムで正確な情報管理も実現でき、企業全体のプロセス改革に貢献します。
kintoneとRPAの具体的な導入例
kintoneとRPAの具体的な導入例を以下で紹介します。
データ入力と管理の自動化
事業所で日々発生する売上データや顧客情報の入力作業は、ミスや作業遅延につながる要素となります。しかし、kintoneとRPAを連携させることで、これらのデータ入力と管理を自動化できます。たとえば、受信したメールから顧客データを抽出し、RPAがkintoneアプリへ自動入力することで、手間とミスが激減します。
さらに、日次や週次の集計作業もRPAで自動化できるため、正確なデータがクラウド上に蓄積されます。これにより、管理者は分析や意思決定に必要な情報をすぐに取得できます。従来は複数のExcelファイルを手作業で転記していた場合も、RPAを活用すれば一括登録が可能になり、作業負担の大幅な軽減を実現できます。
このようなデータ入力の自動化は、kintoneの柔軟なアプリ作成機能と連携することで、部署ごとの独自フォーマットにも対応できます。結果として、組織全体の情報管理品質向上とコスト削減につながります。
書類作成の自動化
契約書や請求書の作成は、従来手作業で転記や計算が必要となり、時間だけでなくヒューマンエラーのリスクが高い業務です。kintoneとRPAを組み合わせることで、こうした書類作成の自動化を実現できます。
たとえば、kintoneのアプリに発注データや顧客情報が登録されていれば、RPAがその情報をもとに書類テンプレートへ自動転記し、PDF化してメール送信まで行えます。これにより、記載ミスや抜け漏れのリスクを低減すると同時に、作業時間の短縮も図れます。
加えて、多様な帳票を管理する業種の場合でも、kintoneのアプリごとにフォーマットを作成し、RPAによる一括書類生成が可能です。担当者はチェックのみ行う業務へシフトできるため、より高付加価値な業務へ時間を割けるようになります。
アプリ間のデータ連携による効率化
企業内部では、営業部や人事部といった複数の部門間で情報を共有・連携する必要があります。kintoneは部門ごとに業務アプリを作成できるため、営業管理・在庫管理・社員評価など、さまざまなアプリが存在します。こうした複数アプリ間のデータ連携には、RPAが非常に有効です。
たとえば、営業部門で受注データをkintoneの営業アプリへ登録した際、RPAがその情報を自動で在庫管理アプリや請求管理アプリへ転送します。手作業で情報を移管する必要がないため、入力ミスや重複を防げます。さらに、人事評価や勤怠管理のデータを営業管理アプリに連動させることで、社内全体のデータ利活用を促進できます。
このほかにも、外部ツールとのAPI連携とRPAを併用することで、会計ソフトや顧客管理システムとの一元連携も実現可能です。結果として、部門間の垣根を超えた情報の即時共有と自動処理による業務効率化が進みます。
導入する前の準備と必要なステップ
kintoneとRPAの導入前に必要な準備とステップを以下で解説します。
業務の整理と見える化
kintoneとRPAの導入を成功させるためには、まず社内業務の現状を正確に把握し、整理・見える化することが不可欠です。業務ごとに「誰が、どのような作業を、どの媒体で行っているか」を洗い出し、複雑な作業や属人化している部分を明確化します。たとえば、受注から請求までの流れ、日報管理やシフト調整業務の細かなフローを図解化してメンバー間で共有します。
この段階で、重複作業や無駄な処理、手作業でしか対応できない部分をリスト化すると、どの業務にkintoneアプリやRPAを当てはめるべきかが分かりやすくなります。業務整理は、効率化の優先順位を付け、最も効果の高い部分から順番にデジタル化を進めるためにも有効です。
全員が業務フローを把握し、可視化されたタスクをもとにkintoneアプリの設計やRPA導入計画を策定することで、活用後のトラブルやミスマッチを減らせます。
フォーマット統一と標準化
現場に存在する複数の書式やデータのフォーマットがばらばらな状態では、効率的なデジタル化は難しくなります。kintoneアプリの導入前に、社内で使用するデータ項目や書式を統一し、標準化しておくことが重要です。たとえば、営業報告書や顧客リスト、発注書などの項目や見出しを部門間でそろえ、誰が使っても同じ情報を引き出せる状態を目指します。
フォーマットの統一によって、RPAによる自動処理がスムーズに機能しやすくなり、入力ミスや想定外のエラーも減らせます。また、標準化されたデータはkintoneのクラウド管理に適しており、将来的なデータ分析や他アプリとの連携にも活用しやすくなります。
導入後の仕様変更を減らすためにも、最初の段階で業務ごとのフォームやワークフローをしっかり設計・統一し、DX推進の土台として活用しましょう。
kintoneと連携できるRPAツールの選び方
kintoneと連携できるRPAツールの選び方を以下で紹介します。
サポートや学習環境の確認
RPAツールの選定においては、導入後のサポートやユーザー向けの学習環境が整っているかが極めて重要です。特に、生産現場やITリテラシーが高くない部門でも簡単に扱えるよう、ベンダーによる導入支援や操作マニュアル、動画チュートリアルなどの充実度を確認しましょう。
たとえば、kintoneと連携可能な有名RPAツールの「WinActor」や「UiPath」には、豊富なコミュニティサポートや認定講座が用意されています。これにより、社内担当者や現場のユーザーが自ら学び、日々の運用をスムーズに進められます。万が一トラブルが発生した場合でも、メーカーやパートナー企業によるサポート体制が安心材料となります。
また、トライアル期間や無料セミナーを活用し、実際に自社に適したサポート・学習環境かどうかを本導入前にチェックすることが、成功へのカギです。
導入や運用の簡易性
RPAツールを選ぶ際には、導入プロセスや日常運用の簡便性も重視すべきポイントです。kintoneとの連携がノーコードやローコードで初期設定を完了できるツールは、IT部門だけでなく現場部門にも導入しやすい特徴があります。たとえば、ドラッグ＆ドロップの簡単な操作が可能な「WinActor」や「BizRobo!」などは、運用負荷が低く、現場担当者が自力でシナリオを修正することも可能です。
また、導入後のアップデート対応やバージョン管理が自動化されているRPAツールは、社内人材やITリソースの不足を補ううえで有効です。クラウドベースで運用可能な場合は、テレワークや離れた拠点間でも円滑に業務自動化を進められます。
実際の運用では、トライアル期間やデモンストレーションを活用し、自動化業務がスムーズに定着できるかを事前に確認することが大切です。導入の容易さが、業務効率化の速度に直結します。
kintoneとRPAで業務効率化を実現「WinActor for kintone」
丸紅I-DIGIOグループが提供する「WinActor for kintone」は、kintoneの業務アプリと親和性が高い国産RPAツールWinActorに追加できる機能として、多くの企業で導入されています。kintone内で作成した顧客管理や申請書アプリなどと直接連携でき、API連携により画面操作なしでkintoneのデータベースをコントロールできるため、安定処理が可能です。さらに、RPAシナリオは簡単な設定だけで構築できます。たとえば、営業日報の集計や請求書データの自動転記など、普段手作業で行っている業務をWinActorがkintoneへ無人で一括処理できるため、作業時間とミスを大幅に削減できます。
特徴としては、プログラミング知識不要の直感的な操作性、充実したサポート体制、豊富なライブラリ機能が挙げられます。さらに、kintone以外にもBoxやAI-OCRなどさまざまなシステムとの連携アダプターが用意されているため、kintoneと他システムとのデータ連携のハブとして、業務の安定的な自動化に役立ちます。
「WinActor for kintone」は無料トライアルも提供されているため、自社に本当にフィットするかを確認しながら効率化を進められる点が大きな強みです。現場の業務負担軽減とDX推進の両立を目指したい企業におすすめします。
WinActor お役立ち資料
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