Google Workspaceとは？生成AIのGemini活用でビジネスを加速させる基本と最新動向

Google Workspaceとは？

Google Workspaceは、Googleが提供するクラウドベースのグループウェアであり、ビジネスの生産性向上や業務効率改善、またコミュニケーションの強化に役立ちます。

G SuiteやGoogle Appsとの違い

現在の Google Workspaceは、かつてのG Suiteや Google Appsを発展させたものであり、時代とともに進化を重ね、よりシームレスな共同作業と高度なセキュリティを実現するプラットフォームへと発展してきました。

Google Workspace の主要アプリケーションとAI機能

Google Workspaceは、Gmailやカレンダー、ドライブ、Google Meetといった多彩なアプリケーションを統合し、それぞれが生成AIの Gemini と連携することで、業務効率を飛躍的に向上させます。

１．Gmail

独自ドメインでのメール運用はもちろん、強化されたスパム対策とセキュリティ機能を備えています。Geminiとの連携により、メールの自動作成や要約、返信文の提案が可能になり、メール対応にかかる時間を大幅に削減します。

２．Google カレンダー

チームのスケジュール管理を円滑にし、会議の招待や設定を簡素化します。Google Meetと連携し、予定からワンクリックでビデオ会議を開始できるほか、AIが最適な会議時間を提案する機能も搭載されています。

３．Google ドライブ

安全なクラウドストレージとして、文書や画像、動画などあらゆるファイルを保存・共有できます。強力な検索機能に加え、Geminiがファイル内容を要約したり、特定の情報を素早く見つけ出したりするのを支援します。

４．Google Meet

高品質なビデオ会議ツールであり、テレワークやハイブリッドワークに不可欠です。Geminiの統合により、会議内容のリアルタイムでの文字起こしや翻訳、さらには議論の要点や次のアクションアイテムを自動でまとめる「議事録自動作成」機能が実現しました。

５．Gemini

Googleの高性能AIモデルです。最大の特長は、テキストや画像、音声を統合的に理解し、人間のように対話や推論ができる「マルチモーダル」である点です。専門家を超えるほどの高い性能を持ち、Googleの各種サービスに搭載され、私たちの仕事や生活に革新をもたらします。

６．NotebookLM

GoogleのAIリサーチアシスタントです。お手元の資料（ドキュメントやPDF）を読み込ませるだけで、内容を熟知したあなた専用のAIが誕生。資料に関する要約や質疑応答、アイデア出しを強力に支援し、学習や研究、文章作成の効率を飛躍的に向上させるノートツールです。

Google Workspaceがもたらす価値

Google Workspaceを導入することで、生産性向上と堅牢なセキュリティを同時に実現し、コラボレーションとコミュニケーションを加速できます。

生産性とセキュリティの両立

Google Workspaceの導入は、チームの連携を強化し、組織全体の生産性を向上させます。クラウドベースであるため、どこからでもリアルタイムでの共同編集やデータアクセスが可能です。
管理者は管理コンソールを通じて、セキュリティ設定やアクセス権限を一元管理でき、企業の情報漏洩リスクを低減します。近年では、AI技術を活用した脅威検知システムがさらに強化され、外部からの攻撃や内部の不正アクセスに対して、より堅牢な保護を提供します。

コラボレーションとコミュニケーションの進化

共同作業や情報共有を加速するGoogle Workspaceの各種機能について解説します。

リアルタイム共同編集

Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドでは、複数人が同時に同じファイルにアクセスし、編集作業を行えます。変更履歴は自動で保存されるため、バージョン管理の手間もかかりません。Geminiのサポートにより、文章の校正や表現の提案、さらにはデータ分析やグラフの自動生成まで、ドキュメント作成のあらゆる場面でインテリジェントな支援を受けられます。

チャットと会議

Google Chatは、1対1のメッセージングから複数人でのグループチャットまで、柔軟なコミュニケーションを可能にします。Google Meetとシームレスに連携し、チャットからすぐにビデオ会議を開始することもできます。Geminiは、チャットの会話内容を要約して未読の議論に素早く追いつく手助けをしたり、会議中にリアルタイムで字幕を翻訳したりすることで、言語の壁を越えたコラボレーションを実現します。

Google Workspaceプラン

Google Workspaceには、企業規模やニーズに応じて選択可能な複数のプランが用意されています。2025年より、これまでアドオンとして提供されていた生成AI機能「Google Workspace with Gemini」が多くのプランで標準搭載され、価格改定が行われました。

Google Workspaceの導入方法

Google Workspaceの導入方法はシンプルで、管理コンソールを使って簡単に設定や運用開始が可能です。

導入の手順とポイント

導入手順は、プランの選定からアカウント登録、管理コンソールでの初期設定、既存データの移行、各種アプリのカスタマイズという流れになります。導入時は連携作業やクラウドストレージの容量、セキュリティ設定の確認が重要ポイントです。管理コンソールを活用すれば、ユーザーやグループの管理も一元化でき、トラブル時の対応も容易になります。

導入に適した企業規模

Google Workspaceは、中小企業から大企業まで幅広い規模の組織で導入されています。小規模のスタートアップではコスト削減や管理の簡易さ、中規模以上の企業では高度なセキュリティや連携作業、クラウドストレージ容量の拡大など、それぞれのニーズに合わせて機能を活用可能です。

事例から学ぶGoogle Workspaceの活用

Google Workspaceは、AIの統合によりあらゆる規模の企業で新たな価値を生み出しています。

導入事例1：中小企業（マーケティング・コンサルティング業）

ある中小のコンサルティング会社では、少人数のチームで多数のクライアント案件を抱え、情報共有の迅速化と提案資料作成の効率化が課題でした。

導入後の変化

• Gemini in Google スライド/ Gemini in Google ドキュメントの活用: Geminiにキーワードを渡すだけで、提案書の構成案やクリエイティブなスライドデザインを瞬時に生成。資料作成にかかる時間が半分以下になりました。

• 共有ドライブでの一元管理: クライアントごとに共有ドライブを作成し、関連資料や議事録を一元管理。セキュアな環境で外部パートナーとの連携作業もスムーズになりました。

• Google Meetの自動要約機能: 会議後、Geminiが自動で生成した議事録とタスクリストを即座に関係者へ共有。プロジェクトの進行が大幅にスピードアップしました。

結果として、チームの生産性は1.5倍に向上し、より質の高いコンサルティングサービスを提供できる体制が整いました。

導入事例2：大企業（製造業）

グローバルに拠点を持つある大手製造業では、海外拠点とのコミュニケーションロスや、膨大な社内データから必要な情報を探し出す手間が大きな負担となっていました。

導入後の変化

• Google Meetのリアルタイム翻訳: 本社と海外工場の定例会議で、Meetのリアルタイム翻訳機能を活用。言語の壁なく円滑な意思疎通が可能になり、開発や生産における連携ミスが激減しました。

• ドライブとGeminiによるナレッジ活用: 従業員は自然言語でGeminiに質問するだけで、膨大なデータの中から必要な情報を瞬時に探し出せるようになりました。これにより、若手技術者への技術継承も円滑に進んでいます。

• AppSheetと連携した業務アプリ開発: 現場の従業員がGoogle AppSheetを使い、在庫管理や日報作成などのシンプルな業務アプリを開発。現場主導のDXが加速しました。

Enterpriseプランの高度なセキュリティ機能により、機密性の高い技術情報を保護しつつ、全社規模でのデータ活用とコラボレーション強化を実現しました。

Google Workspaceでインテリジェントな働き方を実現しよう

本稿で解説した Google Workspaceは単なるツールの集合体から、AIを核としたインテリジェントな業務基盤へと進化を遂げています。クラウドの利便性に加え、Geminiがもたらす自動化とインサイトの提供は、あらゆる企業の働き方を根本から変革するポテンシャルを秘めています。

丸紅I-DIGIOグループでは、Google Workspaceの導入支援サービスを提供しています。

働き方改革を支え、企業やチームの新しい可能性を引き出すツールとして、来るべき時代に向けて競争力を高めるため、Google Workspaceの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

ご興味をお持ちいただけましたら、どうぞお気軽にお問い合わせください。