ChatGPTで議事録を要約する方法や注意点を解説

ChatGPTで議事録を要約する方法

ChatGPTで議事録を要約する方法を以下で解説します。

要約の目的や形式を明確にしてプロンプトを作成する

ChatGPTで議事録を要約するには、まず要約の目的を明確にすることが重要です。たとえば、「全体の流れを簡潔にまとめたい」や「決定事項を中心に要約したい」など、求める要約の方向性を決めます。プロンプトには「要点を五行以内でまとめてください」など具体的な指示を追加すると、出力精度が向上します。明確な指示を伝えることで、正確で理解しやすい要約が可能になります。

議事録のテキストをChatGPTに入力する

会議が終了したら、議事録のテキストをChatGPTに入力します。テキストはなるべく会話の流れや事項ごとに整理し、冗長な部分やノイズは取り除くとよいでしょう。録音や文字起こしのファイルがある場合も、冒頭や終わりの不要箇所は編集しておきます。生成AIに読み込ませるためにも、重要なポイントを整理して事前に情報共有しておくと精度が向上します。入力データの質が高いほど、ChatGPTによる要約は正確になり、効率的な業務遂行や効果的なコミュニケーションにつながります。

出力された要約を確認し、必要に応じて修正・再指示する

ChatGPTが生成した要約を確認し、誤解を招く表現や抜け落ちている内容がないかチェックしましょう。場合によっては、結論が曖昧になったり、専門用語や固有名詞の取り扱いにミスがあることもあります。そのような場合は、「議事内容の結論を明確にしてください」や「専門用語の定義も要約に含めてください」など、プロンプトを調整して再度指示することが効果的です。AI議事録ツールを活用する場合でも、必ず人が目を通して精度や客観性を補強することで、情報共有や業務効率化に貢献できます。

ChatGPTで議事録を要約する際の注意点

ChatGPTで議事録を要約する際の注意点を以下で解説します。

入力データの品質を確認する

議事録要約の精度を高めるためには、入力するテキストデータの品質が極めて重要です。会話の流れが整理されておらず、ノイズが多い録音データでは、ChatGPTの判断精度が低下します。特に重要な発言や決定事項は、明確に記載しておくことが大切です。あらかじめ誤字脱字や曖昧な表現を修正し、正確なデータを入力することで、質の高い要約と効率的な業務遂行が期待できます。入力データの品質を保つことが、正しい判断と効果的な情報共有の支援につながります。

固有名詞や専門用語の表記揺れに注意する

議事録では、会社名や製品名、業界固有の用語が頻出します。ChatGPTで要約する際に、これらの表記が一貫していないと、情報の抜け漏れや誤解を招く原因となります。同じ意味でも異なる書き方が混在すると、正しく要約されない可能性があるため、入力前に表記を統一する必要があります。たとえば、製品名や部署名は正式名称で記載し、情報共有のルールも明確に定めておきましょう。同様に、プロンプト作成時も専門用語の定義を設定することで、誰が読んでも誤解のない議事録を作成できます。

要約の粒度や形式を明確に指示する

ChatGPTで議事録を要約するには、要約の粒度や形式を事前に明確に指示する必要があります。たとえば、「重要な決定事項を箇条書きにしてください」「会議の要点を簡潔にまとめてください」など、具体的なプロンプトを設定することで、出力の精度が向上します。このように指示を緻密にすることで、要約の正確性が高まり、情報共有の効率化につながります。

複数回に分けて要約する場合は、前後の文脈を補足する

会議が長時間に及ぶ場合や、複数のファイルに分割して要約するケースでは、文脈の連続性を保つことが重要です。ChatGPTを使用する際は、各部分の要約が連続していることを明示するプロンプトを用意しましょう。「この要約は前半部分です」「後半は次のテキストに続きます」などの具体的な指示を与えることで、情報の連続性を維持できます。また、要約同士が分断されないよう、時系列や論点を整理し、誤解や抜け漏れを防ぐ工夫も必要です。文脈を意識した要約によって、組織内での情報共有の質や業務効率が向上します。

要約結果の再確認・修正を行う

ChatGPTが生成した要約は、必ず人が再確認し、必要に応じて修正を行いましょう。特に専門用語の使用や結論部分の正確性、重要な発言や事項が抜け落ちていないかを確認することが必要です。情報共有のミスや業務効率化の妨げにならないよう、二重チェックを心がけます。この再確認作業により、議事録の正確性が向上し、より安心して活用できるようになります。

プロンプト設計を工夫する

ChatGPTで精度の高い議事録要約を得るためには、プロンプト設計の工夫が必要です。要約の形式や重要なポイントを具体的に指示することで、AIの認識精度が向上します。たとえば、「結論を三行でまとめてください」や「業務効率化の視点も加えてください」など、目的に応じたプロンプトを繰り返し調整しましょう。生成AIを活用することで、組織やプロジェクトごとに最適な情報共有方法を見つけることができます。プロンプト設計の工夫が、議事録作成の効率化と客観性の強化に寄与します。

ChatGPTでは議事録の要約に限界がある

ChatGPTによる議事録の要約には、いくつかの限界があります。まず、入力できるテキスト量に制限があるため、長い議事録は一度に要約できません。また、複雑な文脈や専門用語、曖昧な表現の理解が不十分な場合があり、重要な情報が抜け落ちたり、誤った要約になることもあります。さらに、最新の情報や社内独自の用語に対応できない場合もあります。機密情報や個人情報の取り扱いにも、十分な注意が必要です。

このため、ChatGPTによる要約結果は必ず人間が確認し、必要に応じて修正することが重要です。加えて、より正確で効率的な議事録作成を実現するには、専用のAI議事録ツールの利用を検討することをおすすめします。AI議事録ツールは、会議内容の自動記録や要点抽出に特化しており、業務の効率化や品質向上に役立ちます。

AI議事録作成ツール「AIrepoto」でさらに業務効率化へ

従来のChatGPTでは前処理や手動修正が必要になる場面も多いですが、AIrepotoは文字起こしから要約作成までを一括で行うため、会議前後の作業の手間がかからないAI議事録ツールです。対面でのオフライン会議に加え、TeamsやZoomなどのオンライン会議にも対応しており、参加者や発言内容を自動判別して高精度な情報共有が可能です。オフライン会議・オンライン会議のいずれでも、会議中の音声データをもとに議事録が自動的に作成されるため、会議中のメモを精査してChatGPTにプロンプトとともに書き込む作業は必要ありません。

また、会議が長時間に及ぶ場合でも、長くても10分程度で議事録が作成され、参加者にスピーディーに共有できるため、業務を円滑に進められます。もし誰がどのように発言したか思い出せない場合でも、AIrepotoに記録された文字起こしデータを見返せば、発言内容がそのまま記録されているので、正確な内容を後から確認できます（音声データも記録されます）。議事録担当者の負担を軽減し、業務効率化とセキュリティの両立も実現できるため、多忙なビジネスマネージャーやプロジェクトリーダーにも好評です。組織全体でのコミュニケーション改善や透明性向上を目指す場合は、AIrepotoの活用をぜひご検討ください。