定型業務とは？効率化のポイントや非定型業務との違いを解説

定型業務とは？

定型業務とは、明確な手順が決まっており、繰り返し行われる業務を指します。これらの業務は効率化や自動化がしやすく、企業の生産性向上やコスト削減に大きく貢献します。たとえば、事務職でのデータ入力や、コールセンターでの定型的な電話対応などが該当します。定型業務を明確に定義し効率化することで、業務の品質が安定し、作業時間の予測もしやすくなります。また、社員の負担が軽減され、他の重要な業務に集中できる余裕が生まれることも期待されます。

非定型業務との違い

定型業務と非定型業務の違いは、実行方法や業務の性質にあります。定型業務は、決まった手順を繰り返し実行する作業であり、効率化や自動化がしやすいのが特徴です。一方、非定型業務は、創造性や専門知識を必要とし、標準化されていない作業を指します。

たとえば、定型業務にはデータ入力や請求書の発行など、明確な手順がある作業が含まれます。一方、非定型業務は企画立案や問題解決など、状況に応じた対応が求められる作業です。そのため、非定型業務は定型業務に比べて効率化が難しいものの、柔軟な対応が可能です。

非定型業務を効率化するためには、社員がどのような業務に従事し、どのような方法で取り組んでいるかを分析・把握することが重要です。また、非定型業務に適した管理方法や評価制度を導入することで、社員のモチベーション向上や業務品質の安定化にもつながります。定型業務と非定型業務それぞれの性質を理解し、最適化を図ることが、企業の成長にとって重要な要素となります。

定型業務のメリット

定型業務の具体的なメリットについて、以下で説明します。

業務を効率化できる

定型業務は、明確な手順と繰り返し行われる性質を持つため、非常に効率的に実行できます。定型業務を効率化することで、企業は業務にかかる時間やコストを削減できます。たとえば、事務処理やデータ入力などの定型業務は、標準化されたプロセスを導入することで、他の業務よりも短時間で完了します。また、専用のソフトウェアや自動化ツールを活用することで、さらに効率化が進み、作業スピードが大幅に向上します。こうした効率化によって、社員はより重要な業務に集中できるようになり、企業全体の生産性向上につながります。

時間の予測が立てやすい

定型業務は明確な手順に基づいているため、作業時間の予測が容易です。業務の流れが固定されていることで、新しいタスクを追加したり計画を立てたりする際にも、必要な時間を正確に見積もることができます。たとえば、毎月行う請求書発行業務は、一度プロセスを確立すれば、その後の時間管理が簡単になります。このような時間予測の正確性により、効率的なスケジュール管理が可能となり、プロジェクトの遅延や予期せぬトラブルを防ぐことができます。その結果、経営者や管理職は安心して長期的な戦略を立てることができ、事業運営も円滑に進みます。

品質の安定化

定型業務は手順が標準化されているため、業務の品質を安定させやすいという特長があります。同じ手順を繰り返し実行することで、作業のばらつきが抑えられ、一貫した品質を維持できます。たとえば、契約書の作成やデータ入力などで定型業務を導入すれば、各作業が統一され、ミスの発生も減少します。このように品質が安定することで、顧客満足度の向上や企業の信頼性向上につながります。

教育やトレーニングが容易

定型業務は明確な手順に従って行われるため、新入社員や異動者への教育やトレーニングが容易です。標準化された手順に基づく業務はマニュアル化しやすく、短期間で習得できます。たとえば、データ入力や顧客対応の電話業務などでは、具体的な指示書やフローチャートを作成しやすいため、新しい担当者もそれに従うだけでスムーズに業務を始めることができます。これにより教育コストが削減され、新入社員の立ち上がりも早くなり、人材活用の効率化につながります。また、トレーニング期間が短縮されることで、新しいプロジェクトや戦略への迅速な対応も可能となります。

担当者を割り当てやすい

定型業務は明確な手順で構成されているため、担当者の割り当てが容易です。業務内容が標準化されていることから、担当者のスキルや経験に関係なく、スムーズに業務を進めることができます。たとえば、単純なデータ入力や定期的な報告書作成などは、特別な専門知識を必要としないため、新入社員やパートタイムスタッフにも負担なく担当を振り分けることが可能です。これにより、人的資源の配置が柔軟になり、効率的な人員管理が実現します。また、定型業務の担当者が休暇や他の業務に従事する場合でも、標準化された手順により、代替要員への引き継ぎもスムーズに行えます。

担当者を変更しやすい

定型業務は標準化されているため、担当者の変更が容易です。業務手順が明確に定義され、ドキュメント化されていることで、別の担当者への引き継ぎもスムーズに行えます。たとえば、営業活動の一部である毎月の報告書作成や定期的な顧客フォローアップなど、標準化された手順に沿って実行される業務は、担当者が交代しても品質や進行速度に大きな影響が出にくいです。これにより、急な休暇や異動が発生した場合でも、業務の遅延や混乱を防ぐことができます。担当者が変更しやすいという特性は、企業の柔軟性を高め、チームやプロジェクトの運営を円滑にする重要な要素です。

定型業務のデメリット

定型業務の具体的なデメリットについて、以下で説明します。

作業が単調になる

定型業務は同じ作業を繰り返す性質があるため、作業が単調になりやすく、従業員のモチベーションが低下することがあります。同じ手順を何度も繰り返すことで、新しいアイデアが生まれにくくなり、業務の革新性が損なわれる可能性もあります。

また、単調な作業はクリエイティブな思考を妨げ、仕事への情熱を維持するのが難しくなります。従業員が退屈さを感じると、仕事の質が低下し、長期的には企業の成長にも悪影響を及ぼす恐れがあります。

たとえば、コールセンター業務やデータ入力業務などは定型業務の典型ですが、これらを毎日続けることで従業員の意欲が減退しやすくなります。このような状況を防ぐためには、業務内容に変化や刺激を取り入れる工夫が求められます。

集中力が落ちる

定型業務は繰り返しの作業であるため、精神的な疲労を引き起こしやすい傾向があります。長時間にわたる単調な作業は、従業員の集中力を徐々に低下させます。集中力が落ちるとミスが発生しやすくなり、結果として作業の品質にも悪影響を及ぼします。

たとえば、データ入力や会計処理など、細かな確認が必要な業務では、集中力の欠如が大きな問題となります。ミスが増えることで、追加の確認作業が発生し、業務効率が下がる場合もあります。

従業員の集中力を維持するためには、適度な休憩を取ったり、業務サイクルに変化を持たせたりすることが有効です。タスクの割り振りを工夫し、異なる作業を交互に行うことで、集中力の低下を防ぐ対策が求められます。

定型化に時間がかかる

業務の定型化は短期間で完了するものではなく、時間と労力を要します。定型化のプロセスでは、業務手順を詳細に明確化し、標準化された手順書やマニュアルを作成する必要があります。また、定型化に伴うトレーニングや教育の時間も確保しなければなりません。

たとえば、新しいシステムの導入や業務プロセスの見直しを行う際には、関係者全員の理解と協力が不可欠です。従業員が新しい手順に慣れるまでには時間がかかり、初期段階では業務効率が一時的に低下することもあります。

さらに、定型化を維持・発展させるためには、継続的な改善や状況に応じた手順のアップデートが求められます。このように、業務の定型化には短期的な負担が伴いますが、長期的には効率化や品質向上といったメリットにつながります。

融通が利きにくい

定型業務は標準化された手順に従って行われるため、柔軟性に欠ける場合があります。予想外の問題や急な変更に直面した際、迅速な対応が難しくなることがあります。決められた手順を守る必要があるため、突然の変更や新しい方法を取り入れる余地が限られます。

たとえば、プロジェクト進行中に予期しない問題が発生した場合、定型業務では即座に対応するのが難しいことがあります。こうした場面では、迅速な判断や柔軟な対策が求められるため、定型業務だけでは対応しきれない場合もあります。

また、定型業務を担当する従業員が他のタスクに移る際も、標準化された手順に従う必要があるため、適応力が低くなることが考えられます。業務の柔軟性を維持するためには、非定型業務とバランスよく組み合わせることが重要です。

定型業務を効率化する方法

定型業務を効率化する方法を以下にて解説します。

業務プロセスの標準化

業務プロセスの標準化は、定型業務を効率化するための基本的なステップです。標準化によって業務手順が統一され、作業の進行がスムーズになります。まず、業務全体を詳細に分析し、頻繁に行われる作業をリストアップします。その中から重要な作業を選び、それぞれの手順を明確に定めます。たとえば、文書作成やデータ入力など、ルーチン化できる業務は標準化することで、従業員の負担を軽減できます。また、標準化は全社で同じルールを適用する際にも有効で、担当者ごとのばらつきを減らすことができます。結果として、業務の効率が向上し、企業全体の生産性が高まります。

課題の抽出

定型業務の効率化をさらに進めるには、現行の業務プロセスに潜む課題を抽出することが重要です。まず、業務フローを詳細に観察し、ボトルネックや無駄な工程を特定します。たとえば、業務の進行が遅れる箇所や、不必要な手順、重複している作業などを洗い出します。この際、実際に業務を行う従業員へのヒアリングを行うことで、現場の視点から課題を明確にすることができます。また、定期的に業務パフォーマンスを評価し、改善点を見直すことも大切です。こうした取り組みにより、継続的な改善が進み、効率化だけでなく業務品質の向上も期待できます。課題抽出のプロセス自体が社内のコミュニケーションを促進し、社員の意識改革にもつながります。

自動化ツールを導入する

定型業務の効率化には、自動化ツールの導入が非常に効果的です。たとえば、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）やAI（人工知能）を活用することで、これまで人が手作業で行っていた業務を機械に任せることができます。メール送信の自動化や、請求書発行、支払処理、伝票入力などの日常的な業務を自動化することで、従業員はより付加価値の高い業務に集中でき、全体の効率が向上します。また、自動化ツールは24時間稼働できるため、業務のスピードアップやミスの削減にもつながります。これにより、企業の競争力も強化されます。導入時には、最適なツールを選定し、段階的に運用を開始することが成功のポイントです。

定型業務の効率化の例

以下に、定型業務を効率化する具体的な例を紹介します。

メール送信の自動化

メール送信の自動化は、定型業務の効率化に非常に有効です。特に営業活動や顧客対応の場面では、ルーチンとなっているメール送信を自動化することで、大幅な時間の節約が可能になります。たとえば、CRMツールを活用すれば、指定した条件に基づいて自動でメールを送信することができます。これにより、営業担当者はより戦略的な業務に集中できるようになります。また、顧客との定期的な連絡が必要な場合でも、フォローアップメールやニュースレターの送信スケジュールを事前に設定しておくことで、連絡漏れを防ぐことができます。さらに、自動化によってエラーのないメール送信が実現し、ミスによるクレームも減少します。こうした取り組みにより、企業の信頼性が向上し、顧客満足度も高まります。

請求書の発行や支払処理

請求書の発行や支払処理の自動化も、定型業務の効率化に効果的です。通常、この業務は手動で行うと多くの時間と労力がかかり、ミスが発生するリスクも高くなります。しかし、これらのプロセスを自動化することで、精度と効率が大幅に向上します。たとえば、会計ソフトを導入すれば、顧客情報や請求内容を自動で管理でき、請求書の発行から支払いの追跡まで一連の作業を簡略化できます。また、支払い通知を自動で送信し、支払いが遅れている場合はリマインダーを設定して通知することで、現金フローの管理も容易になります。このように、請求書の発行や支払処理を自動化することで管理コストが削減され、担当者の負担も軽減されます。その結果、企業全体の運用効率が向上し、収益性も高まります。

伝票の入力

伝票の入力も定型業務の一例ですが、自動化することで大幅な効率化が期待できます。通常、伝票の入力作業は手動で行うとミスが出やすく、確認にも時間がかかります。しかし、OCR（光学文字認識）技術を利用すれば、紙の伝票をスキャンして必要な情報を自動的にデータ化できます。この技術を導入することで、入力作業の効率化と正確なデータの迅速な取得が可能になります。また、入力されたデータが自動で報告書や請求書作成、在庫管理などの業務に反映されるため、業務プロセス全体の効率も向上します。たとえば、伝票入力を自動化するソフトウェアを導入すれば、日々の作業を大幅に軽減でき、担当者がより重要な業務に集中できるようになります。これにより、企業の運営がスムーズになり、生産性の向上が期待できます。

報告書の作成

報告書の作成も定型業務の効率化例として重要です。一般的に、報告書作成は多くのデータ収集と整理を伴い、時間と労力がかかりますが、自動化ツールを活用することでこうしたプロセスを効率化できます。たとえば、専用の報告書作成ソフトウェアを使えば、データを自動的に収集し、必要な情報を整理したうえで、瞬時に報告書を生成できます。これにより、担当者はデータの収集や整理に悩まず、高品質な報告書を短時間で作成できます。また、テンプレートを利用することで、一貫したフォーマットの報告書作成が可能になり、見やすさや理解しやすさも向上します。さらに、ミスの減少によって報告書の信頼性も高まります。こうした自動化により、企業は迅速な意思決定に必要な正確な情報を得られ、業務の効率化と質の向上が実現できます。

定型業務の効率化する国産RPAツール「WinActor」

定型業務の効率化を進める上で注目されているツールの一つが、国産RPAツール「WinActor」です。このツールは、日々の繰り返し作業を自動化することで、業務効率化を実現します。特に、事務作業やデータ入力などの定型業務に最適です。

WinActorは、ドラッグ＆ドロップ操作だけで設定できるため、専門的なプログラム知識がなくても簡単に利用できます。また、Microsoft Officeと連携できるため、ExcelやOutlookを使った作業も効率よく自動化可能です。さらに、WinActorは国内企業のニーズに合わせて設計されており、日本語でのサポートも充実しています。導入後のアフターサポートも手厚く、安心して利用できる点が好評です。

丸紅I-DIGIOグループでは、WinActorとさまざまな業務システムを連携できる豊富なアダプタを提供しています。Box、Dropbox、Salesforce、kintone、DX Suiteなど、主要なクラウドサービスや業務アプリケーションとも簡単に接続できます。これらのアダプタはノーコードで設定できるため、プログラミングの知識がなくても柔軟に業務プロセスの自動化やシステム連携を実現できる点が大きな特長です。