議事録作成を効率化する方法とは？自動作成するおすすめツールも紹介

議事録作成の効率化が必要な理由

議事録作成の効率化が必要とされる理由はいくつかあります。その一つは、ビジネスシーンにおける会議の増加です。リモートワークの普及により会議の頻度が増え、その結果として議事録作成の負担も大きくなっています。

また、議事録は重要な情報を正確に記録する必要があるため、作業には多くの時間と労力がかかります。効率化することで作業時間を短縮でき、他の重要な業務に集中できるようになります。

さらに、議事録の正確さや迅速な情報共有も求められています。効率的な方法を導入することで記録ミスを減らし、よりスムーズに情報を共有することが可能になります。このような理由から、議事録作成の効率化は非常に重要とされています。

議事録作成の効率が良くならない理由

議事録作成の効率が良くならない理由について、以下で解説します。

発言内容が曖昧・不明瞭で要点をつかみにくい

会議中の発言内容が曖昧で不明瞭な場合、要点をつかむのが難しくなることがよくあります。参加者が発言する際に、具体的な事例や根拠を示さずに話を進めてしまうと、聞き手が内容を正確に理解するのが困難になります。そのため、議事録を作成する際に何が重要なポイントなのか判断しづらくなり、結果として効率の悪い議事録になりがちです。

さらに、発言中に話の方向が変わったり、複数のトピックが混じったりすると、より混乱を招きます。たとえば、あるプロジェクトの進捗について話している途中で、他のプロジェクトの問題に話題が移る場合、議事録作成者はどの部分を記録に残すべきか判断するのが難しくなります。このように、要点を把握しにくい発言内容は、議事録作成の効率を阻害する大きな要因となっています。

議事録のフォーマットやルールが統一されていない

議事録のフォーマットやルールが統一されていない場合、効率的に議事録を作成することは難しくなります。統一されたルールやフォーマットがないと、各担当者が独自の方法で議事録を作成するため、内容に一貫性がなくなりがちです。その結果、他のチームメンバーが議事録を確認する際に情報を探すのに時間がかかり、効率が悪くなってしまいます。

たとえば、決定事項やアクションアイテムの記載方法が人によって異なる場合、後から見返したときに何が決定されたのか、誰が何を担当するのかを把握するのに時間がかかります。また、必要な情報が抜け落ちていたり、逆に不要な情報が過剰に記載されていたりすることも、一貫性がないことによる問題です。このように、統一されたフォーマットやルールがないと、議事録作成に余計な時間がかかり、効率が低下してしまいます。

発言者が多く、誰が何を言ったか記録しづらい

発言者が多い場合、誰が何を言ったのかを正確に記録するのは非常に難しくなります。特に議事録作成者が一人しかいない場合、発言のタイミングや内容を正確に記録することは困難です。そのため、後から議事録を読み返す際に発言者とその内容を結びつけるのが難しくなり、効率的な情報共有が妨げられてしまいます。

たとえば、会議中に複数の参加者が同時に発言したり、途中で発言者が入れ替わる場合、議事録作成者はどの発言が誰のものかを判断するのに時間がかかります。さらに、一部の発言が途中で途切れたり、別の話題に移ったりする場合は、それらを整理して記録するのにも多くの時間が必要です。このように発言者が多い場合、議事録作成の効率が低下する原因となります。

議事録作成に必要なツールやITスキルが不足している

議事録作成に必要なツールやITスキルが不足している場合、効率的に議事録を作成することは非常に難しくなります。多くの企業では、いまだに手書きや基本的なワープロソフトを使って議事録を作成していますが、これでは効率が上がりません。特に、複雑な会議内容を短時間で記録するためには、専門的なツールや高度なITスキルが必要です。

たとえば、音声認識ソフトやリアルタイムで文字起こしができるツールを活用することで、議事録作成の効率は大幅に向上しますが、これらのツールを使いこなせなければ十分な効果を発揮できません。また、共同編集が可能なクラウドベースのプラットフォームを利用すれば、複数の担当者が同時に議事録を作成・修正できるため、作業の効率が飛躍的に向上します。しかし、これらのツールを利用するためには、基本的なITスキルの向上が必要です。必要なスキルやツールが不足していると、議事録作成に多くの時間がかかり、効率が低下してしまいます。

議事録作成担当者の負担が大きく、作業に十分な時間を割けない

議事録作成担当者にかかる負担が大きく、作業に十分な時間を割けないという問題があります。会議の数が多かったり、内容が複雑だったりする場合、議事録の作成には多くの時間と労力が必要になります。しかし、他の業務と並行して行うことが多いため、十分な時間を確保できないのが現実です。

たとえば、日常業務の中で複数のプロジェクトを担当している場合、会議が終わるたびにすぐ議事録を作成する時間が取れず、作業が後回しになってしまうことがあります。その結果、記憶が薄れて重要な事項が抜け落ちたり、誤解が生じたりするリスクが高まります。このように、議事録作成担当者の負担が大きく、十分な時間を割けないことが、議事録作成の効率を下げる要因となっています。

議事録作成の効率化の具体的な方法

議事録作成を効率化するためには、以下の具体的な方法を実践するとよいでしょう。

議事録作成ツールを活用する

議事録作成ツールを活用することは、効率化の鍵となります。最近では、AIを活用した自動文字起こし機能を備えたツールが多く登場しています。これらのツールは、会議中の発言をリアルタイムで文字起こしし、要点を抽出してくれます。たとえば、Otter.aiやMicrosoft Teamsの内蔵機能では、発言を自動的に記録し、後で検索や編集がしやすくなっています。これにより、議事録作成担当者の負担を大幅に軽減し、効率的かつ正確に議事録を作成することが可能です。

議事録の書き方を理解する

議事録の書き方を理解することも重要です。効率よく議事録を作成するためには、基本的な構成要素や記録方法を把握しておく必要があります。一般的に、議事録には会議の目的、参加者、議題、決定事項、次回の会議予定などの要素が含まれます。これらを的確に記録することで、会議の流れを分かりやすく伝えることができます。また、要点を箇条書きでまとめることで、後から見返す際にもスムーズに情報を確認できます。さらに、定型的なフォーマットを使用することで、効率的で統一感のある議事録を作成することができます。

会議の要点や決定事項をメモする

会議中に要点や決定事項をメモすることは、効率的な議事録作成に欠かせません。話し合った内容の要点をその場でメモしておくことで、後から議事録を作成する際に必要な情報をすぐに確認できます。ここで重要なのは、詳細な内容を一字一句記録するのではなく、決定事項や重要な議論のポイントに焦点を当てることです。その結果、会議の進行に影響を与えるような重要なポイントを見逃すことなく、迅速かつ正確に議事録を完成させることができます。

複数人で共同編集する

議事録作成を複数人で共同編集することで、効率と正確性の両方を向上させることができます。たとえば、Google DocsやMicrosoft OneNoteのような共同編集機能付きのツールを使用すれば、リアルタイムで他のメンバーと共有しながら編集作業を進めることが可能です。これにより、一人がすべての記録を負担する必要がなくなり、各自の視点から重要な情報を追加できるため、情報の抜けや漏れを防ぐことができます。また、複数人で確認作業を行うことで、記載内容の誤りや不備を早期に発見し、修正することができます。

文章の校正機能を使う

文章の校正機能を使うことで、議事録の品質を高めることができます。Microsoft WordやGrammarlyのような校正ツールを活用すれば、誤字脱字のチェックや文法の修正を自動的に行うことができます。特に、会議中に素早く記録を取る際には、どうしてもミスが発生しやすくなりますが、校正ツールを使用することで、そうしたミスを減らし、より正確で読みやすい議事録を作成することが可能になります。さらに、文章のスタイルや言葉の選び方もチェックできるため、統一感のある議事録を作成する助けにもなります。

Web会議ツールで画面録画する

Web会議ツールで画面録画を行うことは、議事録作成の効率化に非常に有効です。ZoomやMicrosoft TeamsなどのWeb会議ツールには、会議中の発言を録画する機能が備わっています。録画を行うことで、後から発言内容を見返すことができ、重要なポイントや決定事項を正確に記録することが可能です。特に、多人数が参加する会議や長時間の会議では、録画によって議題すべてを漏れなく確認できるため、効率的に質の高い議事録を作成する助けとなります。さらに、録画データを引用することで記録の信憑性も向上し、後での確認作業もスムーズに進めることができます。

議事録作成の効率化におすすめのツール「AIrepoto」

議事録作成の効率化についてお悩みの皆様にとって、丸紅I-DIGIOグループが提供する「AIrepoto」は非常に役立つツールです。このツールはAIを活用しており、自動文字起こし機能によって会議中の発言を迅速かつ正確にテキストに変換します。これにより、議事録作成に費やす時間を大幅に短縮することが可能です。会議終了後、約5分で議事録が自動作成されます。

AIrepotoの特徴としては、下記の4点が挙げられます。

• 話者区分
• 話者認識
• 文脈理解
• 会議内容の理解

話者区分とは、会話中に発言者が切り替わったタイミングを自動で検知する技術です。

話者認識とは、発言者が誰であるかを特定する技術です。AIrepotoは、利用を重ねるごとに参加者の声の周波数や音色、話し方などの特徴を学習し、声紋的な情報から発言者を継続的に認識します。このため、議事録や文字起こしの際に発言者を正確に割り当てることができ、会議記録の信頼性が向上します。

文脈理解は、単なる音声の文字起こしにとどまらず、会話の前後の流れや文脈を踏まえて、最適な語句を選び出すことができます。たとえば、「相反」と「総販」、「沿革」と「遠隔」といった同音異義語も、会話の内容に沿って正しい漢字や用語に自動で置き換えられるため、誤変換を防ぎ、より正確な議事録作成につながります。

会議内容の理解では、会議中の発言だけでなく、その背後にある意図や議論の流れまでを読み取ることが可能です。議事録の主な課題や具体的な課題内容、今後のスケジュールなど、重要なポイントを的確に整理し反映できるため、単なる記録にとどまらず、会議の本質をしっかりと捉えた実用的で価値の高い議事録を作成できます。

また、AIrepotoは複数人での共同編集をサポートしています。これにより、各メンバーがリアルタイムで議事録の内容を確認・修正することができ、情報の共有や更新をスムーズに行うことが可能です。さらに、会議の重要なポイントや決定事項を要約する機能も備えており、会議後の振り返りや情報共有も一層効率化されます。

活用できる場面はWeb会議だけでなく、対面での商談や面接、インタビューなどにも広がっています。多くの拠点と従業員を抱える製造業や、議事録の正確性が求められ、文字起こしに時間がかかる法律事務所など、幅広い業種や職種で需要があります。