Gemini Enterprise の使い方とは？導入手順と安全に活用するポイントを解説

Gemini Enterprise とは？

Gemini Enterprise は、Google Workspace にシームレスに連携する法人向けの生成AIプラットフォームです。どのようなことができるツールなのか、具体的に解説していきます。

Gemini Enterprise は、Google Drive や Gmail のほか、Microsoft OneDrive、SharePoint、HubSpot、Jiraなど外部サービスも含めた社内データを横断して読み込み、RAG（検索拡張生成）技術などを活用して必要な情報を抽出・生成します。従来のAIは一般的なインターネット上の知識に基づく回答が中心でしたが、Gemini Enterprise では自社のコンテキストに沿った正確な文章作成やデータ整理が可能です。入力したプロンプトや社内の機密データが、Google のモデルや他の顧客のモデルの学習に利用されることはありません。プライバシーを保護しつつ、エンタープライズ水準のセキュリティ環境で安全にAIを活用できます。

参考：Gemini Enterprise: Google の AI でビジネスを加速 | Google Cloud

参考：Gemini Enterprise app に関するよくある質問（セキュリティとコンプライアンス） | Google Cloud 

業務を効率化できる Gemini Enterprise の主な機能

Gemini Enterprise には、日常の定型作業を削減し、生産性を高めるための機能が複数備わっています。代表的な3つの機能について解説していきます。

このフレームワークは、発見されたすべての脅威に対して個別に対応するのではなく、ビジネスへの影響を考慮して対策を講じることを重視しています。ガートナー社は、この手法を導入することでセキュリティ侵害を大幅に削減できると予測しました。そのため、多くの企業が次世代のセキュリティ戦略として導入の検討を進めています。

作業を自動化するエージェントを作る

「Agent Designer」を使って、独自の指示や専門知識を組み込んだ専用のノーコードエージェントを作成し、特定の役割を持たせて業務を自動化します。たとえば、社内の経費精算規定に詳しいヘルプデスクAIや、自社のフォーマットに合わせてコードを生成するエンジニア向けのアシスタントなどをノーコードで構築できます。従業員が都度複雑なプロンプトを入力する手間が省けるため、チーム全体での作業品質の平準化につながる設計です。

参考：Agent Designer の概要  |  Gemini Enterprise  |  Google Cloud Documentation

外部ツールや社内システムと連携させる（コネクタ / アクション）

外部連携（コネクタ / アクション）機能を利用することで 、Google Workspace や外部システムとシームレスかつ安全に接続できます。Google Drive や Gmail、Google カレンダーなどの各アプリから社内データを横断検索や情報抽出を行い、グラウンディング（根拠付け）するだけでなく、各種スキルやノーコードエージェント（Agent Designer）を活用することで、受信したメールの文面からスケジュールを抽出してカレンダーに登録したり、フォームの回答データを集計してドキュメントに整理したりといったワークフローの自動化が可能です。

既存の業務フローにAIを自然に組み込めるため、システムを頻繁に切り替える時間を削減し、作業の文脈を途切れさせずに業務を進められます。

参考：コネクタとデータストアの概要  |  Gemini Enterprise  |  Google Cloud Documentation

Gemini Notebook 機能で情報を整理する

大量のドキュメントやデータソースを1つのノートブックにまとめ、Gemini Notebook を活用して情報を構造化します。複数のPDFやテキストデータのほか、Googleドキュメント、Google スライド、ウェブサイトURL、YouTube、Microsoft Word・PowerPoint・Excelファイルをアップロードすると、AIが内容を要約し、ユーザーの質問に対して指定したソースのみに基づいた回答を提示します。社内マニュアルの確認や、膨大なリサーチ資料の分析といった、情報の裏付けが必要な業務に効果を発揮する機能です。

参考：Gemini Notebook

Gemini Enterprise の基本的な使い方と導入の手順

Gemini Enterprise の利用を開始するには、管理コンソールでのライセンス設定と権限管理のプロセスを経る必要があります。導入までに必要な3つのステップを、順番に見ていきましょう。

ユーザーに利用ライセンスを割り当てる

Google Cloud コンソールから、Gemini Enterprise のサブスクリプションを作成し、Google Cloud プロジェクトにライセンスを配布したうえで、対象ユーザーにライセンスを割り当てます。ユーザーへのライセンス割り当ては手動または自動で行うことができます。導入初期は特定のプロジェクトチームやIT部門でテスト運用を行い、業務への適合性や費用対効果を検証してから全社展開へ移行する進め方が一般的です。

参考：Gemini Enterprise のサブスクリプションを取得してライセンスを割り当てる  |  Google Cloud Documentation

参考：Gemini Enterprise - Business エディションを追加して設定する  |  Google Workspace Help

連携データへのアクセス権限を設定する

AIが読み込む社内データに対し、各ユーザーのアクセス制御リスト（ACL）に応じたアクセス権限を設定します。Gemini Enterprise は、コネクタを通じてデータソースからACL情報を同期し、ユーザー自身が閲覧権限を持つデータのみを参照して回答を生成する仕様です。そのため、導入前に Google Drive に限らず、接続する各データソース（Microsoft SharePoint、OneDrive、Jira、Confluenceなど含む）のフォルダ構成や共有設定を見直し、機密情報が意図せず公開されていないかを確認する工程が重要です。

参考：コネクタとデータストアの概要  |  Google Cloud Documentation

参考：カスタム データソース of Access Control を構成する  |  Gemini Enterprise  |  Google Cloud Documentation

専用のエージェントを作成してチームで共有する

定型業務に特化したエージェントを Agent Designer で作成し、同じ業務を担当するチームメンバーと共有して利用を開始します。作成画面で「名前と説明」「指示（Instructions）」「参照させるファイルや Gmail・Drive・Jira などのデータソース接続」を設定するだけ、あるいは「経費申請の不備をチェックしたい」と目的を書くだけで初期版が自動生成され、専用エージェントが完成する仕組みです。デプロイしたエージェントをエージェント ギャラリーからメールアドレス指定で共有すれば（管理者権限があれば Google グループ単位での一括共有も可能）、メンバー全員がプロンプトの作成スキルに依存することなく、同じ水準のAIサポートを受けられる環境が整います。

Gemini Enterprise の導入効果を高める具体的な活用例

機能の特徴を理解したうえで、実際の業務シーンに Gemini Enterprise を適用する代表的な例を整理します。実際にどのような場面で役立つのか、具体例を交えて紹介します。

散在する社内文書から素早く情報を探す

過去の提案書やマニュアル、Google Drive 内に散在するファイルから必要な情報をAIに検索・要約させます。「昨年の〇〇プロジェクトの課題と対策をまとめて」と指示するだけで、該当する複数のドキュメントを横断して読み込み、要点を分かりやすいテキストで出力が可能です。目的のファイルを探す時間や内容を読み込む手間が大幅に省け、コア業務に集中しやすくなります。

実績データから分析レポートを作る

スプレッドシートに蓄積された売上実績やアクセス解析のデータをもとに、傾向の分析やレポートの初版を自動生成します。単なるデータの要約だけでなく、「この数値が低下している要因の仮説を立てて」といった高度な推論も指示可能です。抽出した分析結果をそのままGoogle ドキュメントやスライドのレイアウトに落とし込めるため、資料作成のプロセスが滑らかに進みます。

議事録とネクストアクションをまとめる

Google Meet の会議音声をテキスト化し、議論の要約と参加者ごとのネクストアクションを自動で整理します。会議の終了と同時に議事録のベースが完成しており、誰が・いつまでに・何をするかのタスクを瞬時に明確化できます。議事録の作成担当者を配置する必要がなくなり、参加者全員がメモ取りから解放されて議論そのものに集中できます。

Gemini Enterprise の運用時に気をつけるべき注意点は？

強力な機能を持つ一方で、社内の情報を扱う性質上、運用体制やセキュリティへの配慮が重要です。押さえておきたい2つのポイントを確認しておきましょう。

機密データへのアクセス権限を管理する

従業員が本来アクセスすべきでない人事情報や経営機密をAI経由で引き出せないよう、Google Workspace 上のファイル権限を厳格に管理します。Gemini Enterprise のセキュリティは、基盤となるドライブの権限設定に依存する仕組みです。異動や退職に伴う権限の消し忘れがあると、AIを通じて情報が内部漏洩するリスクを伴うため、定期的な権限の棚卸しとアクセスログの監査を実施します。

AI経由の不正アクセスや漏洩を防ぐ

正規のユーザーアカウントがサイバー攻撃によって乗っ取られた場合、AIを通じて社内の機密データが大量に流出する事態を防ぐ対策を講じます。パスワードの使い回しやフィッシング詐欺によりアカウント認証が突破されると、攻撃者は Gemini の横断的な検索機能を悪用して効率的に機密情報を収集できるおそれがあります。利便性の高いAI環境を安全に運用するには、認証プロセスを強化して不審な動きを遮断する仕組みが必要です。

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まとめ

Gemini Enterprise は、社内データを連携させて業務を自動化する強力なAIプラットフォームです。導入によって情報検索やデータ分析の効率向上が期待できますが、基盤となる Google Workspace の厳密な権限管理や、アカウントの乗っ取りを防ぐセキュリティ対策が機能していることが安全な活用の前提となります。

しかし、権限設計やアクセス管理を自社だけで整備し、部門ごとの活用シーンに合わせてエージェントやGemsを設計・展開していくには、相応の工数と専門知識がかかります。利便性の高いAIを現場に展開するにあたり、設計や運用の負荷から導入が滞ってしまうケースも珍しくありません。

丸紅I-DIGIOグループは、Gemini Enterprise をはじめとする生成AIの導入・活用を支援しています。ライセンス設計やアクセス権限の設計、エージェント構築・活用シーンの整理まで、貴社の業務に合わせた導入支援が可能です。セキュリティ体制を整えながらAI活用を本格的に進めたい場合は、下記より詳細をご確認ください。