AIで業務効率化するには？効率化できる業務6選とメリット・導入5ステップを解説

AIによる業務効率化とは？

AIによる業務効率化とは、これまで人が時間をかけて行ってきた作業の一部をAIに任せ、少ない工数で同等以上の成果を出す取り組みです。目的は作業時間を減らすことだけでなく、生まれた時間を企画や顧客対応、意思決定といった人にしかできない業務に振り向けることにあります。

従来のIT化・RPAとの違い｜非定型業務まで任せられる

従来のIT化・RPAと生成AIの違いをまとめると、以下のとおりです。

業務システムやRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）は、あらかじめ決めた手順を正確に繰り返す仕組みです。データ入力や転記といった定型業務には強い一方、判断や文章化をともなう業務には対応できません。

一方、生成AIは自然な言葉で指示するだけで、文章の作成や要約、翻訳、資料の分析といった「考える工程を含む作業」を支援できます。事前にシナリオを組む必要がなく、導入したその日から幅広い業務で使えるのも特徴です。

AIによる業務効率化が注目される背景｜人手不足と生成AIの普及

AIによる業務効率化が注目される背景には、慢性的な人手不足と生成AIの普及があります。

業務が複雑化するなか、限られた人員で成果を上げ続けるには、従来の仕事の進め方を見直す必要があります。その手段のひとつとして、文書作成や情報整理などを支援するAIへの関心が高まっているのです。

また、生成AIの活用が広がり、日常業務での効果が見え始めたことも背景にあります。総務省「令和8年版 情報通信白書」によると、日本企業で最も活用が進んでいるのは「議事録・メール作成補助」です。活用している割合と導入効果を実感している割合は、ともに約7割でした。

総務省「令和8年版 情報通信白書」

人手不足への対応が求められる一方で、身近な業務でAIの活用が進んでいます。こうした変化も、業務効率化の手段としてAIが注目される理由のひとつといえるでしょう。

AIで効率化できる業務6選

AIは特定の部署に限らず、多くの職種に共通する日常業務で効果を発揮します。ここでは、AIで効率化しやすい代表的な6つの業務を紹介します。

１．議事録作成｜文字起こしから要点整理まで自動化

AIは会議の録音データを文字に起こし、要点や決定事項、次のタスクを整理した議事録を作成できます。録音を聞き直して一からまとめる手間が減り、担当者は内容の確認と修正に集中できます。議事録を短時間で共有できるため、会議後の対応にも早く着手しやすくなります。

２．資料・文書作成｜構成案と下書きを数分で作成

AIに目的や要点、読み手を伝えると、企画書や報告書、メールの構成案や下書きを作成できます。白紙から書き始める負担が減り、伝える内容の検討や文章の仕上げに時間を使えます。PowerPoint形式のスライドを自動生成できるツールもあり、資料作成全体の時間短縮に役立ちます。

３．情報収集・リサーチ｜複数の情報源を横断して要約

AIのリサーチ機能は、市場動向や競合情報、技術トレンドの調査に活用できます。複数のWebサイトや資料から情報を集め、要点を整理できるため、読み比べる手間を減らせます。担当者は出典や内容を確認したうえで、情報の評価や考察に時間を使えます。

４．社内ナレッジ検索｜必要な情報を質問するだけで探せる

AIに社内規程やマニュアル、過去の提案書を参照させると、質問に応じて必要な情報を探せます。文書が各所に散らばっていても、検索や確認にかかる手間を減らせます。管理部門への問い合わせを抑えられるほか、特定の社員に頼っていた知識も、文書化することで組織全体に共有できます。

５．ファイル解析｜契約書や帳票から必要な項目を抽出

AIは契約書や仕様書から、契約期間や金額などの項目を抽出できます。表や帳票のデータを読み取り、集計しやすい形式に整えることも可能です。抽出結果の確認は必要ですが、目視での確認や手入力の負担を軽減できます。

６．翻訳・多言語対応｜海外とのやり取りを円滑にする

海外拠点とのメールや外国語資料も、AI翻訳を使えば文脈を踏まえた自然な訳文を短時間で作成できます。グローバルに事業を展開する企業ほど効果は大きくなるでしょう。

AIで業務効率化を進める4つのメリット

AIによる業務効率化には、時間やコストの削減に加え、コア業務への集中や業務品質の安定といったメリットがあります。ここでは、主な4つのメリットを紹介します。

１．作業時間とコストを削減できる

AIを活用すると、日常業務にかかる時間を短縮し、人件費や外注費の削減につなげられます。議事録作成や資料の下書きなど、繰り返し発生する作業ほど、削減した時間が積み重なります。一回の削減幅が小さくても、組織全体で活用すれば、残業時間の抑制や外注費の見直しが期待できます。

２．人にしかできないコア業務に集中できる

AIに付随作業を任せることで、社員は本来注力すべき業務に時間を使えます。たとえば、文書の下書きや情報整理の負担が減れば、企画立案や顧客との関係構築、意思決定に集中しやすくなります。事務作業に追われる状況を改善し、社員の経験や判断力を生かせる点がメリットです。

３．業務品質を平準化し、属人化を解消できる

AIを活用すると、担当者による業務品質のばらつきを抑え、特定の社員に頼る状況を改善できます。文書作成や調査の手順をそろえ、共通の基準でAIを使うことで、成果物の品質が安定しやすくなります。また、文書化した社内の知見をAIで検索できれば、情報共有や異動・退職時の引き継ぎも円滑になります。

４．意思決定のスピードが上がる

AIの活用により、判断に必要な情報を早くそろえ、意思決定までの時間を短縮できます。情報収集や資料作成の負担が減ることで、検討や判断に速やかに着手できるためです。市場や顧客ニーズの変化にも対応しやすくなり、次の施策を実行するまでのスピード向上につながります。

AI活用でつまずきやすい5つの課題と対策

AIによる業務効率化は大きな効果が期待できる一方で、進め方を誤ると「導入したのに成果が出ない」という結果になりかねません。導入前に押さえておきたい課題と対策は次の5つです。

以下では、AIの活用で特に注意したい情報漏えいと社内定着の課題、その対策を解説します。

情報漏えい｜「シャドーAI」を防ぐ環境とルールを整える

AIの活用では、社員が会社の許可や管理のもとにないAIを業務で使う「シャドーAI」に注意が必要です。会社が利用状況を把握できないまま、顧客情報や社外秘の資料が入力されると、情報漏えいにつながるおそれがあります。

利用を禁止するだけでは、見えないところで使われる可能性もあります。入力データが学習に使われない法人向けの環境を会社として用意し、入力してよい情報や利用できる業務を明確にしましょう。

社内への定着｜「導入して終わり」にしない

AIツールを導入しても、使い方がわからなければ活用が進まず、期待した効果を得られない可能性があります。総務省「令和8年版 情報通信白書」でも、生成AI活用について「組織的な取組はない」と回答した日本企業が27.0%にのぼります。

そのため、どの業務で、誰が、どのように使うのかを具体的に示すことが大切です。利用状況や削減できた作業時間を確認し、研修や活用方法の改善につなげましょう。また、AIの進化に対応できるよう、業務に応じて利用するモデルを見直せる環境も役立ちます。

AIによる業務効率化を成功させる5つのステップ

AI活用を一過性の取り組みで終わらせず、全社の成果につなげるには、段階を踏んで進めることが大切です。ここでは、導入から定着までを5つのステップで整理します。

ステップ1｜業務課題を洗い出す

まずは「どの業務に、どれだけ時間がかかっているか」を把握します。議事録作成や資料作成、情報検索のように、時間がかかる割に付加価値を生みにくい作業がAI活用の有力な候補です。現場へのヒアリングを通じて、課題を具体的に言語化しましょう。

ステップ2｜目的と効果指標を決める

AIを導入する際は、「議事録作成にかかる時間を半分にする」「問い合わせ対応の件数を減らす」など、目的と測定できる指標を設定します。指標を決めておけば、導入後の効果検証や経営層への報告がしやすくなります。

ステップ3｜安全に使えるツールを選定する

使用するAIを選ぶ際は、機能の豊富さだけでなく、以下のポイントも確認しましょう。

• セキュリティ認証の有無と、入力データの扱い
• 権限管理やログ保持などのガバナンス機能
• 利用できるAIモデルの種類
• 全社展開した場合の料金体系

ステップ4｜小さく始めて成功事例をつくる

AIは、最初から全社一斉に展開するのではなく、効果が見えやすい部署や業務から試行するのがおすすめです。「議事録作成の時間が減った」といった具体的な成功事例が生まれると、他の部署にも活用が広がりやすくなります。

ステップ5｜全社に展開し、改善を続ける

試行で得た知見をもとに利用ルールや活用ガイドを整え、全社へ展開します。利用状況を定期的に振り返り、新しいAIモデルや機能も取り入れながら改善を続けることで、効果を最大化できます。

全社のAI活用を支えるAIビジネスプラットフォーム「まるちゃ」

AIによる業務効率化を全社で進めたい企業におすすめなのが、丸紅I-DIGIOが提供する「まるちゃ（Marubeni Chatbot）」です。丸紅グループ全体で年間約180万時間の削減実績を持つ実務特化型のAIビジネスプラットフォームで、本稿で紹介した課題にも次のように対応しています。

単一のポータルから、AIチャット、AIリサーチ、会議文字起こし、翻訳ツール、カスタムエージェント、PPT生成ツール、表読み取りツールを業務に合わせて選んで使えます。

料金は月額3万円からの企業定額制で、全プランで機能制限がありません。利用者が増えても費用を気にせず、全社員がすぐにAIを使い始められます。

※1エネルギーの目安：GPT-5で約1万文字のチャット

AIによる業務効率化に関するよくある質問

最後に、AIによる業務効率化に関するよくある質問を紹介します。

Q．AIで業務効率化を始めるなら、どの業務からがおすすめですか？

議事録作成やメール・資料の下書きなど、多くの社員が日常的に行う文書業務から始めるのがおすすめです。効果を実感しやすく、社内に活用を広げるきっかけになります。

Q．無料の生成AIサービスを業務で使っても問題ありませんか？

個人向けの無料サービスは、入力データの扱いが法人向けと異なる場合があります。機密情報を扱う業務では、入力データが学習に使われず、権限管理やログ保持ができる法人向けの環境を利用しましょう。

Q．AIの回答はそのまま使ってもよいですか？

AIは事実と異なる内容を出力することがあるため、そのまま使うのは避けましょう。特に社外に出す文書や数値をともなう資料は、必ず人が内容を確認してください。

まとめ

AIによる業務効率化は、議事録作成や資料作成、情報収集、翻訳など、多くの職種に共通する業務で効果を発揮します。作業時間が減るだけでなく、社員がコア業務に集中できる環境が整い、組織全体の生産性向上にもつながります。

成果を出すには、情報漏えい対策やツールの乱立防止、社内への定着といった課題に備え、小さな成功事例を積み重ねながら全社へ広げていくことが大切です。

全社でAI活用を安全かつ効率的に進めたい方は、丸紅グループで年間約180万時間の削減実績を持つ「まるちゃ」をぜひご検討ください。